La gestione documentale e' il sistema grazie al quale e' possibile creare un processo documentale aziendale condiviso, in grado di archiviare e rintracciare in tempo reale file, informazioni e documenti in formato elettronico
Una condivisione delle informazioni efficiente e in linea con le normative vigenti è divenuta un’esigenza corrente per le aziende, in considerazione del costante aumento del volume-dati da gestire: si stima infatti che entro il 2020 le informazioni digitali e file aumenteranno del 60%.
Uno studio condotto da Coleman Parkes Reserach mette in evidenza inoltre, che almeno un terzo delle aziende europee non gestisce nè protegge i documenti in maniera corretta. Dall’indagine emerge infatti che il 31% delle società perde documenti importanti, e il 24% non è in grado di tracciare e monitorare le informazioni di business.
Le soluzioni e i servizi offerti da Dms-Group in materia di gestione documentale rispondono in modo efficiente e qualificato a queste esigenze.
Caratteristiche
Il processo di Gestione Elettronica dei Documenti si articola in:
- imaging: scansione di documenti cartacei;
- indicizzazione: categorizzazione dei documenti utilizzando tag o parole chiave appropriate;
- archiviazione digitale e conservazione sostitutiva: creazione di un database documenti in versione elettronica che consente di automatizzare i processi di ricerca, rendere accessibili e fruibili le informazioni e garantire nel tempo la validità legale e fiscale dei documenti stessi;
- conversione: trasformazione dei documenti in formati elettronici di diverso tipo;
- recupero: rintracciabilità dei documenti in modo semplice e veloce;
- distruzione: eliminazione dei documenti, qualora necessario.
► I documenti sono conoscenza, sono esperienza e fondano la storia di tutte le aziende. Renderli fruibili con un approccio sensato e tecnologico permette di recuperare risorse e tempo prezioso.