L'archiviazione digitale dei documenti consiste nella conservazione digitalizzata di qualsiasi documento proveniente dal ciclo attivo e passivo
Negli ultimi tempi l’interesse verso le soluzioni di archiviazione digitale è aumentato in maniera significativa. Grazie alla legge Bassanini e successive normative infatti, le aziende possono sostituire in toto i tradizionali metodi di conservazione dei documenti con documenti informatici legalmente e fiscalmente validi. Questo provvedimento apre innumerevoli vantaggi: basti pensare al risparmio cartaceo, alla riduzione degli spazi per gli archivi, all’abbattimento dei costi di risorse umane grazie alla possibilità di ricercare un documento in tempo reale, e molto altro.
Dms-Group è la realtà di riferimento per le aziende che ricercano un partner affidabile e professionale, in grado di offrire consulenza e assistenza in materia di archiviazione digitale.
Caratteristiche e vantaggi
Il processo di Archiviazione Digitale Documenti comprende:
- gestione dei flussi documentali, anche quelli più onerosi;
- Quality Assurance (applicazione e controllo del Sistema Qualità);
- Conservazione Sostitutiva (firma digitale e marcatura temporale);
- condivisione e rintracciabilità delle informazioni in tempo reale;
- trasmissione telematica dei documenti (e-mail, fax, download);
- possibilità di creare flussi documentali (workflow) e quindi di monitorare passo passo la vita di ogni documento;
- sicurezza degli accessi e controllo delle attività sui documenti archiviati;
- aumento della produttività del personale (grazie alla riduzione di tempi di ricerca ed errori);
- riduzione dell’impatto ambientale (minor consumo di carta stampata, elettricità, emissione CO2);
- risparmio di denaro.